Chuyển đổi số: Lãnh đạo cần làm gì để vượt qua thách thức?

Chuyển đổi số đang cách mạng hóa quá trình các doanh nghiệp vận hành trên toàn cầu. Với sự xuất hiện của các công nghệ số tiên tiến, như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), phân tích dữ liệu và thực tế ảo, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức và cơ hội mới trong cách họ hoạt động, cạnh tranh và kết nối.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là việc tái tạo (hoặc điều chỉnh) năng lực của tổ chức để phù hợp với thời đại số, với mục tiêu cuối cùng là tạo ra các giá trị mới thông qua các sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm kỹ thuật số. Điều này đòi hỏi những thay đổi căn bản về cách thức hoạt động của doanh nghiệp và cách thức cung cấp giá trị cho khách hàng.

Quá trình chuyển đổi số thành công đòi hỏi tổ chức phải suy nghĩ lại về cách thức hoạt động chung, bao gồm:

• Công nghệ

• Quy trình

• Con người/văn hóa

Những thay đổi này nhằm mục đích làm cho tổ chức hướng đến khách hàng trong toàn bộ quá trình. Lộ trình chuyển đổi số sẽ không hiện thực được nếu thiếu ba yếu tố - công nghệ, con người và quy trình - được tích hợp, gắn kết và hành động.

2. Cơ hội chuyển đổi số mang lại

Những doanh nghiệp thành công trong việc đón nhận chuyển đổi số có thể đạt được nhiều lợi ích, bao gồm:

• Đổi mới: Các công ty có thể sử dụng công nghệ số để tạo ra sản phẩm và dịch vụ mới, cải thiện quy trình nội bộ và phát triển các mô hình kinh doanh sáng tạo. Ví dụ, AI cho phép doanh nghiệp tự động hóa và cải thiện các quyết định dựa trên dữ liệu, giúp quá trình ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.

• Cải thiện và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Thông qua phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ tiếp thị kỹ thuật số,doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về sở thích và nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp cho họ các sản phẩm và dịch vụ được cá nhân hóa. Điều này có thể dẫn đến sự tham gia tích cực của khách hàng, tăng độ trung thành và cải thiện tổng thể sự hài lòng của khách hàng.

• Hiệu quả hoạt động: Chuyển đổi số có thể giảm lãng phí và thiếu hiệu quả trong chuỗi cung ứng và quy trình vận hành. Ví dụ, tự động hóa các quy trình kinh doanh có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giảm thiểu sai sót do con người. Việc áp dụng các giải pháp quản lý cung ứng và logistics dựa trên công nghệ số có thể tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, cải thiện kế hoạch sản xuất và rút ngắn thời gian giao hàng.

• Các mô hình kinh doanh mới hiệu quả hơn: Công nghệ số cho phép các doanh nghiệp xem xét và đổi mới mô hình kinh doanh của mình, tận dụng đổi mới công nghệ để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và cách thức tương tác mới với khách hàng. Ví dụ: việc áp dụng mô hình đăng ký, cung cấp dịch vụ dựa trên đám mây hoặc sử dụng nền tảng thương mại điện tử có thể giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận và tạo ra nguồn doanh thu mới.

• Tăng cường cạnh tranh trên thị trường: Sử dụng công nghệ số giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thay đổi của thị trường. Các công ty tận dụng tối đa lợi thế của chuyển đổi số có thể đạt được vị thế vượt trội trên thị trường, thu hút khách hàng mới và vượt qua đối thủ cạnh tranh.

3. Tại sao chuyển đổi số lại khó khăn?

Chuyển đổi số thành công không phải là một điều chỉnh nhỏ đối với một khía cạnh. Đó là một quá trình có phạm vi rộng, về cơ bản sẽ thay đổi cách thức doanh nghiệp hoạt động và mang lại giá trị.

Nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc hình dung và thực hiện chuyển đổi số. Điều này có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố kết hợp, bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp.

• Sự hoàn thiện của quy trình và phát triển thị trường của doanh nghiệp.

• Văn hóa công ty.

• Ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động.

• Loại sản phẩm, dịch vụ và khách hàng liên quan.

• Tình trạng sẵn sàng hoặc khả năng thích ứng của doanh nghiệp đối với chuyển đổi số.

Hơn nữa, chuyển đổi số không giống nhau đối với mọi tổ chức. Công ty bán và lắp đặt cửa sổ tại địa phương cần chuyển đổi số. Các công ty tư vấn và kỹ thuật kiến trúc cũng cần phải chuyển đổi số, và cả các công ty công nghệ cung cấp phần mềm cũng vậy. Nhưng quy trình, phạm vi và kết quả cho mỗi tổ chức này có thể rất khác nhau.

4. Những thách thức khi tổ chức thực hiện chuyển đổi số

Chuyển đổi số đặt ra một số thách thức mà doanh nghiệp cần vượt qua để đạt được những lợi ích mong muốn. Chúng ta hãy xem những thách thức phổ biến nhất đối với sự thành công của chuyển đổi số.

Thiếu tầm nhìn và chiến lược

Tổ chức có thể cảm thấy áp lực khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số mà không hiểu rõ lý do tại sao hoặc nó phù hợp như thế nào với mục tiêu kinh doanh tổng thể. Nếu không có tầm nhìn và chiến lược rõ ràng, rất khó để sắp xếp mức độ ưu tiên các dự án và đưa ra quyết định sáng suốt. Một chiến lược được xác định rõ ràng cung cấp cho doanh nghiệp một lộ trình rõ ràng, cho phép họ ưu tiên các dự án và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, và giúp họ đưa ra quyết định về việc nên đầu tư vào công nghệ nào, tinh gọn quy trình nào và tập trung vào lĩnh vực kinh doanh nào.

Kháng cự với sự thay đổi

Sự do dự trong việc chấp nhận chuyển đổi số có thể làm chậm tiến trình thực hiện. Nhiều tổ chức cảm thấy thoải mái với hệ thống và quy trình hiện tại và có thể ngần ngại chấp nhận công nghệ hoặc phương pháp làm việc mới. Điều này có thể dẫn đến môi trường làm việc tiêu cực, sự thất vọng, năng suất thấp và nhân viên bị choáng ngợp. Việc không thuyết phục được các bên liên quan chủ chốt cũng có thể gây khó khăn trong việc đảm bảo nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết. Sự kháng cự này có thể xuất phát từ nỗi sợ hãi về điều chưa biết, sợ mất việc, thiếu hiểu biết về lợi ích của chuyển đổi số, hoặc không muốn thay đổi hiện trạng. 

Xem thêm: Cách quản lý sự kháng cự trước những thay đổi của tổ chức

Rào cản trong giao tiếp và cộng tác

Rào cản này xảy ra khi thiếu sự gắn kết giữa các phòng ban hoặc đội nhóm, dẫn đến sự thiếu hiệu quả và trùng lặp công việc. Nếu không có các kênh giao tiếp rõ ràng và mục tiêu chung, các nhóm có thể vô tình làm việc trùng lặp, lãng phí thời gian và tài nguyên quý giá. Các xung đột cũng có thể phát sinh khi thiếu sự hợp tác, gây ra sự chậm trễ và cản trở tiến độ. Ngoài ra, dòng chảy thông tin và chia sẻ kiến thức bị hạn chế có thể ngăn cản tổ chức tận dụng toàn bộ kiến thức và trí tuệ tập thể.

Thiếu hụt nhân tài và "khoảng trống" năng lực

Trong bối cảnh chuyển đổi số trong nhiều mặt, việc có những triển khai phù hợp là rất quan trọng. Thật không may, nhiều tổ chức đang gặp tình trạng thiếu nhân tài và năng lực trong bối cảnh công nghệ số ngày càng phát triển. Họ cũng phải đối mặt với thách thức trong việc tuyển dụng, giữ chân và nâng cao năng lực cho nhân viên có chuyên môn cần thiết cho quá trình chuyển đổi số.

Khả năng thích ứng

Trong bối cảnh số hóa, nhịp độ thay đổi công nghệ đòi hỏi các công ty cần phải thích ứng linh hoạt trong quá trình ra quyết định và triển khai. Thách thức nằm ở các cơ cấu tổ chức truyền thống, hệ thống phân cấp, quy trình ra quyết định kéo dài và sự kháng cự đối với thay đổi có thể biến quá trình chuyển đổi số thành một cuộc hành trình chậm chạp. Trong cuộc đua này, khả năng thích ứng nhanh và linh hoạt không chỉ là một lợi thế mà còn là năng lực sống còn.

Lựa chọn và tích hợp công nghệ

Lựa chọn công nghệ có thể là một thách thức lớn đối với chuyển đổi số cho các tổ chức do sự phức tạp của việc chọn các công nghệ phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, việc xác định lựa chọn nào sẽ hỗ trợ tốt nhất cho mục tiêu của tổ chức có thể rất khó khăn. Việc chọn sai công nghệ có thể gây lãng phí nguồn tài chính, cũng như các vấn đề tính tương thích hoặc hoạt động kém hiệu quả trong các hệ thống hiện có, từ đó làm cản trở quá trình chuyển đổi.

Những lo ngại về bảo mật

Trong thế giới kết nối ngày nay, các tổ chức phải đối mặt với các mối đe dọa và tấn công mạng có thể làm tổn hại đến hệ thống và mạng lưới của họ. Những lỗ hổng này làm cho họ dễ bị rò rỉ dữ liệu, gây ra tổn thất tài chính hoặc thông tin nhạy cảm. Những sự cố như vậy không chỉ gây ra thiệt hại tài chính mà còn làm tổn hại đến danh tiếng của tổ chức, khiến khách hàng và các bên liên quan mất niềm tin vào doanh nghiệp không bảo vệ được dữ liệu của họ, từ đó dẫn đến khả năng gián đoạn kinh doanh tiềm ẩn và suy giảm thị phần.

Tính bền vững và tác động môi trường

Thách thức nằm ở việc giảm thiểu hậu quả môi trường liên quan đến sản xuất, tiêu thụ và xử lý rác thải công nghệ kỹ thuật số. Từ mức tiêu thụ năng lượng của các trung tâm dữ liệu đến chất thải điện tử do các thiết bị lỗi thời tạo ra, dấu chân kỹ thuật số có thể để lại “dấu ấn” lâu dài trên hành tinh. Cân bằng giữa việc theo đuổi đổi mới với các mục tiêu bền vững là một thách thức mà các tổ chức phải đối mặt.

5. Lãnh đạo cần làm gì để bản thân và tổ chức vượt qua thách thức chuyển đổi số?

Sự thật là quá trình chuyển đổi số rất khó khăn. Nhưng nhiều thách thức mà các doanh nghiệp gặp phải trong nỗ lực chuyển đổi số có thể vượt qua bằng kế hoạch và chiến lược phù hợp.

Xây dựng chiến lược quản trị sự thay đổi

Chuyển đổi số thành công đòi hỏi rất nhiều sự chuẩn bị. Chiến lược quản trị sự thay đổi hiệu quả bao gồm việc lập kế hoạch dự án bằng cách xác định các vấn đề gốc rễ, và xây dựng mối quan hệ với tất cả các bên liên quan và nhân viên. Một kế hoạch kỹ lưỡng sẽ vạch ra quá trình triển khai và dự đoán những thách thức như khả năng kháng cự lại sự thay đổi hoặc hạn chế về ngân sách. Điều chỉnh chiến lược của bạn khi cần thiết để tính đến sự gián đoạn công nghệ hoặc các rào cản khác. Tính linh hoạt là chìa khóa - hãy nhớ rằng những thách thức và trở ngại là thường gặp và bạn luôn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình để đáp ứng những nhu cầu mới.

Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

Bạn cần xây dựng và nuôi dưỡng tư duy cởi mở về đổi mới, khuyến khích phản hồi của nhân viên, sự hợp tác giữa các bộ phận và thích ứng linh hoạt với sự thay đổi. Truyền cảm hứng cho đội ngũ của bạn xem những thách thức là cơ hội phát triển mà không phải là rào cản.

Tìm hiểu thêm về Giải pháp Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên

Việc đào tạo và phát triển nhân viên một cách kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình chuyển đổi số của bạn diễn ra suôn sẻ hơn. Chuẩn bị đội ngũ của bạn để họ hiểu cách sử dụng phần mềm mới, cung cấp đủ hướng dẫn và tài nguyên đào tạo. Đồng thời, giải thích lý do sau chuyển đổi số và giá trị mà nó mang lại cho tổ chức của bạn cũng rất quan trọng. Bạn càng đầu tư nhiều vào đào tạo ban đầu, thì sau này bạn sẽ càng ít gặp vấn đề với những hiểu lầm.

Tạo đội ngũ lãnh đạo sự thay đổi

Hãy nhìn vào đội ngũ hiện tại của bạn và xác định những người có tầm ảnh hưởng, sáng tạo và đáng tin cậy. Tập hợp một nhóm đa chức năng gồm những nhân viên xuất sắc này để tạo ra nhóm lãnh đạo sự thay đổi. Nhóm này sẽ giúp tạo ra tầm nhìn cho quá trình chuyển đổi số phù hợp với mục tiêu kinh doanh và được tạo ra bởi những người hiểu rõ hoạt động nội bộ trong tổ chức của bạn.

Tập trung vào giao tiếp hiệu quả

Phong cách giao tiếp của bạn tác động đến cách họ nhìn nhận những thay đổi. Thông tin minh bạch sẽ giữ cho tất cả các bộ phận và các bên liên quan có cùng nhận thức về chuyển đổi số. Khi trình bày kế hoạch chuyển đổi của bạn, hãy càng chi tiết càng tốt. Chia sẻ lịch trình và mục tiêu chuyển đổi sẽ giúp người khác hình dung được các tác động. Khuyến khích phản hồi từ tất cả các thành viên và giải quyết các mối quan tâm. Bằng cách mời mọi người tham gia vào quá trình này, bạn có thể tạo ra thái độ tích cực hơn đối với những thay đổi. Mọi người càng có nhiều thông tin thì kế hoạch của bạn sẽ càng thành công.

Tìm hiểu thêm về Chương trình Huấn luyện “Năng lực Trình bày Thực tiễn và Truyền cảm hứng”

Lãnh đạo đội ngũ thích ứng linh hoạt

Cốt lõi của các dự án chuyển đổi số là cảm giác “dễ bị tổn thương” của tổ chức. Các nhà lãnh đạo nhận ra rằng để thích ứng và cạnh tranh trong thế giới kỹ thuật số toàn cầu, sự đổi mới và thay đổi phải diễn ra. Nhưng công nghệ đang thay đổi nhanh chóng và tiếp tục mở rộng quy mô nhanh hơn trước khi hầu hết mọi người nhận ra. Thích ứng linh hoạt có nghĩa là không ngại xoay chuyển, tận dụng các cơ hội khi chúng xuất hiện. Đây là năng lực vô cùng quan trọng mà người lãnh đạo và quản lý cần có khi chuyển đổi tổ chức.

Tìm hiểu thêm về Chương trình Huấn luyện “Lãnh đạo Đội ngũ Thích ứng Linh hoạt”.

Đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng

Các công ty cần đánh giá cẩn thận những công nghệ nào phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của họ và lập kế hoạch ngân sách phù hợp để triển khai và quản lý các giải pháp kỹ thuật số mới. Điều quan trọng khác là phải xem xét nhu cầu nâng cấp và khả năng mở rộng trong tương lai để đảm bảo rằng các công nghệ được áp dụng có thể phát triển cùng với công ty.

Quản lý dữ liệu và an ninh mạng

Các doanh nghiệp cần đầu tư vào việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu để tận dụng tối đa quá trình chuyển đổi số. Chất lượng dữ liệu, bảo mật và quyền riêng tư là những khía cạnh quan trọng cần xem xét. Điều cần thiết là phải thiết lập các quy trình và chính sách để đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu, cũng như tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.

Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu và hệ thống của mình khỏi các cuộc tấn công mạng tiềm ẩn. An ninh mạng cần được ưu tiên hàng đầu, với việc triển khai các biện pháp như tường lửa, mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật cho nhân viên.

6. Nhận diện và Khai thông “Điểm nghẽn” giúp Tổ chức Thích ứng và làm chủ Sự thay đổi

Hành trình chuyển đổi số nói riêng, hay chuyển đổi tổ chức nói chung, không hề dễ dàng bởi bên trong mỗi doanh nghiệp còn tồn đọng những “điểm nghẽn” mấu chốt chưa được nhận diện và khai thông! Thấu hiểu sự cấp thiết chuyển mình trong nội lực của các tổ chức, Dale Carnegie mang đến Buổi: “Thảo luận Phát triển Năng lực Tổ chức” (Business Improvement Discussion - BID) nhằm:

• Nhận diện bức tranh tổng thể về sức khỏe doanh nghiệp thông qua “Khảo sát đánh giá năng lực tổ chức và lãnh đạo doanh nghiệp”.

• Thảo luận chuyên sâu cùng Ban Lãnh đạo công ty (trực tiếp cùng Chuyên gia của Dale Carnegie) về bối cảnh của những “điểm nghẽn” mấu chốt khiến hoạt động chưa hiệu quả và cản trở quá trình chuyển đổi tổ chức. 

• Đề xuất giải pháp tổng thể giúp khai thông “điểm nghẽn” cho công ty một cách chiến lược và hiệu quả trong dài hạn.

Hình thức: Chuyên gia của Dale Carnegie sẽ trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn để thảo luận cùng Ban Lãnh Đạo.

Đặc biệt: Dale Carnegie hỗ trợ 100% chi phí cho doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí của chương trình!

Xem tiêu chí và Đăng ký TẠI ĐÂY.