Quản trị sự Thay đổi trong Tổ chức: những điều Lãnh đạo cần biết

Thế giới kinh doanh đang thay đổi với tốc độ nhanh chóng, đòi hỏi các doanh nghiệp cũng cần thay đổi trong năng lực tổ chức để thích ứng và phát triển. Vì vậy, quản trị sự thay đổi đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của của doanh nghiệp trong bối cảnh VUCA như hiện nay.

Mục lục

Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi là quá trình chuẩn bị và tạo điều kiện cho sự thay đổi xảy ra ở các cấp độ trong tổ chức, thông qua các chiến lược, quy trình, phương pháp và công cụ nhằm thực hiện và dẫn dắt sự thay đổi, giúp mọi người trong tổ chức ủng hộ, tham gia, và áp dụng những thay đổi trong công việc của họ.

Quản trị sự thay đổi không chỉ là truyền đạt những gì đang thay đổi. Chúng ta cần phải hỗ trợ mọi người trong tổ chức thông qua quá trình chuyển đổi họ từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai mà tổ chức mong muốn, và hiểu những gì cần thiết nhằm tác động đến mỗi người để họ chấp nhận và ủng hộ sự thay đổi.

Tại sao cần quản trị sự thay đổi trong tổ chức?

Nếu không quản trị sự thay đổi một cách phù hợp, bạn có thể gặp phải các rào cản và lãng phí thời gian cũng như tiền bạc. Quản trị sự thay đổi là chìa khóa để thực hiện các thay đổi trong tổ chức một cách hiệu quả và bền vững.

Quản trị sự thay đổi trong tổ chức sẽ mang lại những lợi ích:

  • Quản lý sự kháng cự trước những thay đổi của tổ chức.

  • Đặt mục tiêu rõ ràng cho các sáng kiến ​​thay đổi, từ đó cho phép các công ty đo lường hiệu quả.

  • Tạo ra các chiến lược để triển khai thay đổi một cách hiệu quả có thể được chuẩn hóa và áp dụng cho các dự án khác nhau trên toàn tổ chức.

  • Giải quyết và cân bằng nhiều khía cạnh của sự thay đổi như: con người, quy trình, công nghệ,...

  • Trao quyền cho các cá nhân trong tổ chức thực hiện sự thay đổi nhanh hơn, hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

  • Tạo điều kiện cho sự thành công của các dự án về “thay đổi” trong tổ chức, cho phép tổ chức xác định ROI trên các dự án chuyển đổi tổ chức của họ. 

Khi nào cần quản trị sự thay đổi?

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến cần quản trị sự thay đổi trong tổ chức:

Các bên liên quan trong quá trình quản trị sự thay đổi

Các bên liên quan có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và tính chất của sự thay đổi. Ví dụ: nếu bạn đang thay đổi một quy trình có tác động trực tiếp đến sản phẩm mà bạn cung cấp cho khách hàng thì khách hàng của bạn là một bên liên quan quan trọng. Trong khi nếu bạn đang thay đổi một công cụ công nghệ mang tính nội bộ, khách hàng của bạn có thể không phải là bên liên quan quan trọng.

Để xác định các bên liên quan tham gia vào quản lý thay đổi, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

  • Ai lãnh đạo đơn vị kinh doanh đang trải qua sự thay đổi?

  • Ai liên quan trong quy trình đang có sự thay đổi?

  • Ai là người thúc đẩy cho sự thay đổi?

  • Ai là người thực hiện những thay đổi?

  • Ai là người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi?

Điều quan trọng là cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh quy trình quản trị sự thay đổi. Các bên liên quan khác nhau có thể cần được đưa vào chiến lược quản trị sự thay đổi ở các giai đoạn khác nhau.

Các thách thức trong quá trình quản trị sự thay đổi là gì?

Trong quá trình chuyển đổi tổ chức, các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Sự nắm bắt các thách thức phổ biến sẽ giúp nhà lãnh đạo có thêm sự chuẩn bị và định hướng đúng đắn ngay từ đầu.

Các thách thức có thể gặp phải bao gồm:

  • Thiếu nguồn lực. Một sự thay đổi thường đòi hỏi các nguồn lực hỗ trợ, ví dụ như nhân viên, ngân sách và công nghệ. Tuy nhiên, các tổ chức có thể phải đối mặt với thách thức về nguồn lực hạn chế, điều này có thể gây khó khăn trong quá trình thực hiện thay đổi. Để vượt qua thách thức này, việc tiến hành đánh giá đầy đủ và đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho sự thay đổi là rất quan trọng. Hãy ưu tiên các nguồn lực dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với sự thay đổi và khám phá các phương án thay thế, chẳng hạn như thuê ngoài hoặc hợp tác với các tổ chức khác. 

  • Sự kháng cự của các thành viên trong tổ chức. Sự kháng cự đối với thay đổi có thể bắt đầu ở bất cứ đâu trong tổ chức. Các nhà điều hành có thể không muốn chi tiền. Các phòng ban có thể không nhận ra nhu cầu mở rộng của tổ chức. Nhân viên có thể lo lắng về những xáo trộn trong công việc, hoặc những trách nhiệm mới mơ hồ. Sự minh bạch, lập kế hoạch đào tạo và sự kiên nhẫn có thể giúp giảm sự kháng cự và cải thiện tinh thần chung. Ngoài ra, cần chú ý đến việc quản lý và giải quyết quá trình cảm xúc của nhân viên trong suốt thời gian thực hiện sự thay đổi.

  • Thiếu sự hỗ trợ của nhà Lãnh đạo/Quản lý. Nếu không có sự hỗ trợ của người lãnh đạo/quản lý ở các cấp độ, nhân viên có thể không nhìn thấy tầm quan trọng của sự thay đổi hoặc không cảm thấy có động lực để thích ứng. Để vượt qua thách thức này, các nhà lãnh đạo/quản lý cần thể hiện rõ ràng cam kết của mình đối với sự thay đổi và tích cực truyền đạt tầm quan trọng việc thay đổi với nhân viên.

  • Giao tiếp không hiệu quả. Truyền đạt không hiệu quả có thể dẫn đến những hiểu nhầm và kháng cự với sự thay đổi trong tổ chức. Để vượt qua thách thức này, việc thiết lập một kế hoạch truyền thông rõ ràng và nhất quán là một phần quan trọng khi quản trị sự thay đổi. Sử dụng nhiều kênh để truyền đạt về sự thay đổi, chẳng hạn như email, các cuộc họp, mạng xã hội nội bộ, những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên... Thường xuyên cập nhật các thông tin về tiến độ của sự thay đổi và giải quyết các mối quan ngại hoặc thắc mắc của đội ngũ.

Nhận diện và Khai thông “Điểm nghẽn” giúp Tổ chức Thích ứng và làm chủ sự Thay đổi!

Banner-Page-BID

Các doanh nghiệp Việt Nam đang phải thay đổi để thích ứng và phát triển trong bối cảnh kinh doanh có nhiều biến động và thay đổi lớn như hiện nay. Đặc biệt là sự đồng bộ về phát triển của năng lực con người, năng lực tổ chức tương ứng với sự thay đổi nhanh chóng và liên tục của bối cảnh. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi tổ chức không hề dễ dàng bởi bên trong mỗi doanh nghiệp còn tồn đọng những “điểm nghẽn” mấu chốt chưa được nhận diện và khai thông! Thấu hiểu sự cấp thiết chuyển mình trong nội lực của các tổ chức, Dale Carnegie mang đến Buổi: “Thảo luận Phát triển Năng lực Tổ chức” (Business Improvement Discussion - BID) nhằm:

  • Nhận diện bức tranh tổng thể về sức khỏe doanh nghiệp thông qua “Khảo sát đánh giá năng lực tổ chức và lãnh đạo doanh nghiệp”.

  • Thảo luận chuyên sâu cùng Ban Lãnh đạo công ty (trực tiếp cùng Chuyên gia của Dale Carnegie) về bối cảnh của những “điểm nghẽn” mấu chốt khiến hoạt động chưa hiệu quả và cản trở quá trình chuyển đổi tổ chức. 

  • Đề xuất giải pháp tổng thể giúp khai thông “điểm nghẽn” cho công ty một cách chiến lược và hiệu quả trong dài hạn.

Hình thức: Chuyên gia của Dale Carnegie sẽ đến doanh nghiệp để thảo luận trực tiếp cùng Ban Lãnh Đạo.

Đặc biệt: Dale Carnegie hỗ trợ 100% chi phí cho doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí của chương trình!

Xem tiêu chí và Đăng ký TẠI ĐÂY.