Làm thế nào để phát triển Năng lực Giao tiếp trong Lãnh đạo?

Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau - lời nói, chữ viết, ngôn ngữ ký hiệu, nghệ thuật, thậm chí là múa biểu đạt (mặc dù chúng tôi không khuyến khích điều này trong môi trường văn phòng). Bất kể phương pháp nào được lựa chọn để truyền đạt, luôn có nguy cơ thông điệp bị hiểu sai, hoặc bị tiếp nhận với giọng điệu hay bối cảnh không như mong muốn. Trong công việc, điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Các nhà lãnh đạo cần phát triển tốt năng lực lãnh đạo và giao tiếp để thúc đẩy đội ngũ tiến lên và đạt được các mục tiêu kinh doanh cũng như cá nhân. Hãy cùng xem xét tại sao điều này lại quan trọng đến vậy và các chiến lược mà lãnh đạo thường sử dụng để nâng cao năng lực giao tiếp.

Giao tiếp hiệu quả trong Lãnh đạo là gì?

Lãnh đạo và giao tiếp là hai yếu tố không thể tách rời. Khi bạn đảm nhận vai trò dẫn dắt hay giám sát người khác, bạn cần kết nối đủ tốt với họ để họ có thể hiểu và sẵn sàng lắng nghe bạn. Một số đặc điểm nổi bật của giao tiếp hiệu quả bao gồm:

• Rõ ràng: Đảm bảo thông điệp dễ hiểu và phù hợp với với từng cá nhân hoặc nhóm nhận thông điệp.

• Nhất quán: Đảm bảo truyền tải cùng một thông điệp đến tất cả các bên; luôn giữ đúng lời nói hoặc giải thích rõ ràng khi thay đổi quyết định.

• Đồng cảm: Truyền đạt thông điệp với sự thấu hiểu và tôn trọng quan điểm, cảm xúc của người nghe.

• An toàn tâm lý: Tạo môi trường khuyến khích mọi người phản hồi cởi mở và không bị phạt khi mắc lỗi.

Dù một số nhà lãnh đạo có thể được hỗ trợ bởi chiến lược truyền thông tổng thể của công ty, điều quan trọng nhất vẫn là cách giao tiếp ở mức độ cá nhân mới thực sự tác động đến kết quả. Hãy Hãy lấy ví dụ từ Satya Nadella, CEO của Microsoft. Vào tháng 1 năm 2023, Nadella đã có nhiệm vụ khó khăn là thông báo việc cắt giảm 10.000 việc làm trên toàn cầu của Microsoft. Thư của ông gửi đến nhân viên là một tấm gương về sự rõ ràng và trung thực trong thời kỳ biến động.

Chiến lược phổ biến kỹ năng giao tiếp của Nadella cũng được lan tỏa trong công ty thông qua việc khuyến khích và tài trợ cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Ông chia sẻ cách ông đã mang phong cách giao tiếp riêng vào vai trò lãnh đạo và khuyến khích người khác tìm ra phong cách lãnh đạo của chính mình.

Tìm hiểu thêm về Chương trình Huấn luyện: Lãnh đạo tạo Đột phá

Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong lãnh đạo?

Lợi ích của giao tiếp tốt và tác hại của giao tiếp kém đều rất rõ ràng!

Về lợi ích, giao tiếp tốt sẽ làm tăng hiệu suất công việc. Khi mục tiêu dự án được truyền đạt rõ ràng, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu đúng hướng đi, tránh được hiểu lầm và giảm thiểu việc phải sửa lỗi công việc. Những hiểu lầm nếu có cũng sẽ được giải quyết nhanh chóng nếu người lãnh đạo đã xây dựng được môi trường minh bạch và trung thực.

Giao tiếp tốt còn giúp cải thiện tinh thần của nhân viên vì họ sẽ hiểu rõ định hướng công việc, cảm thấy được trân trọng khi lãnh đạo giao tiếp minh bạch, và cảm thấy an toàn khi có thể trao đổi với lãnh đạo về các sai sót hay vấn đề phát sinh.

Ngược lại, giao tiếp kém có thể gây ra nhiều tác hại. Khi lãnh đạo không giao tiếp hiệu quả, sự tham gia của nhân viên có thể giảm xuống do thiếu sự rõ ràng về vai trò của họ hoặc mục tiêu của công ty. Điều này có thể dẫn đến năng suất giảm do hiểu lầm, từ đó gây ra lỗi hoặc chậm trễ – ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.

Cách nâng cao năng lực giao tiếp trong lãnh đạo

Có rất nhiều cách để phát triển tiềm năng lãnh đạo, nhưng không gì quan trọng hơn là rèn luyện khả năng giao tiếp. Khi bạn bắt đầu hành trình này, hãy thực hiện các gợi ý sau:

1. Đánh giá kỹ năng và phong cách giao tiếp của bản thân

Mọi thứ đều bắt đầu bằng sự tự nhận thức – hiểu rõ trình độ hiện tại, nhận ra các “khoảng trống” cần phát triển, và xác định mục tiêu muốn đạt tới với tư cách là một nhà lãnh đạo giao tiếp hiệu quả. Bằng cách hiểu rõ các kỹ năng giao tiếp mà mình đang có và cần có, bạn có thể lên kế hoạch cụ thể để phát triển.

2. Thực hành lắng nghe tích cực

Trước khi truyền đạt thông điệp, chúng ta cần học cách lắng nghe. Hãy thực hành lắng nghe tích cực bằng cách nhắc lại thông tin để đảm bảo bạn hiểu đúng và thực sự lắng nghe, thay vì chỉ chờ đến lượt mình nói. Sau cuộc trò chuyện, hãy suy ngẫm về phong cách giao tiếp của người đó. Họ có làm bạn cảm thấy thoải mái không? Thông điệp của họ có rõ ràng và súc tích không? Học hỏi từ cách giao tiếp của người khác có thể giúp chúng ta tiếp thu những kỹ năng và phong cách giao tiếp lãnh đạo mới.

3.Thực hành sự đồng cảm

Đồng cảm là yếu tố quan trọng trong giao tiếp vì chúng ta cần đặt mình ở đúng vị trí của họ. Điều này có nghĩa là điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với nhu cầu của họ. Ví dụ, bạn sẽ không giao tiếp với học sinh lớp 5 theo cách giống như khi nói chuyện với một nhóm CEO. Hãy cho mọi người thấy rằng bạn hiểu họ, và họ sẽ dễ dàng hiểu bạn hơn.

4. Học cách giao tiếp khéo léo

Giao tiếp khéo léo có thể có nhiều cách hiểu, nhưng chủ yếu nó có nghĩa là minh bạch (bao gồm cả sự trung thực và thẳng thắn), công bằng (nghĩa là hướng tới sự giao tiếp rõ ràng như nhau với mọi người ở mọi cấp độ), và khiến mọi người cảm thấy an toàn khi giao tiếp với bạn (ví dụ, họ không ngại đến gặp bạn khi có sai sót xảy ra).

5. Tập trung vào giao tiếp phi ngôn ngữ

Khi đánh giá giao tiếp phi ngôn ngữ, con người thường chú ý đến ba yếu tố: ngữ cảnh, cụm hành vi và sự nhất quán. “Ngữ cảnh” bao gồm các yếu tố về môi trường, trạng thái tinh thần và cảm xúc của cuộc trò chuyện. “Cụm hành vi” đề cập đến nhóm các cử chỉ và tư thế cơ thể mà chúng ta xem xét để đánh giá tâm trạng chung. “Sự nhất quán” là mức độ phù hợp giữa các tín hiệu phi ngôn ngữ với giọng điệu và lời nói. Việc luyện tập một cách có chủ ý các yếu tố này trong giao tiếp phi ngôn ngữ sẽ cải thiện khả năng giao tiếp tổng thể.

6. Tham Gia Khóa Học Chuyên Nghiệp

Trong các khóa học như của Dale Carnegie, bạn sẽ học cách từ xây dựng thái độ đúng đắn đến tiếp thu kiến thức, thực hành kỹ năng ngay tại lớp và cuối cùng là thành thạo kỹ năng đó. Chu trình rèn luyện này được lặp lại nhiều lần để biến kiến thức thành năng lực của bạn.

Tìm hiểu Chương trình Huấn luyện: Năng lực Trình bày Thực tiễn và Truyền cảm hứng

7. Khuyến khích phản hồi

Cũng giống như việc học không bao giờ chỉ diễn ra một lần, tự đánh giá bản thân và nhận phản hồi cũng vậy. Khi bạn đã thực hành các kỹ năng giao tiếp được tốt hơn, hãy hỏi ý kiến người khác về cảm nhận của họ. Hãy sẵn sàng lắng nghe phản hồi, đừng phòng thủ, và đặc biệt là đảm bảo không có “hậu quả tiêu cực” cho sự trung thực của người góp ý.

8. Học hỏi và sử dụng công nghệ

Ngày nay, phần lớn cách chúng ta giao tiếp tại nơi làm việc diễn ra qua công nghệ - email, hệ thống nhắn tin, cuộc gọi video,... Mỗi kênh giao tiếp đều có ưu và nhược điểm riêng. Việc học và sử dụng thành thạo các hệ thống này là rất quan trọng khi phát triển kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt trong thời đại công nghệ AI hiện nay.

Bắt đầu hành trình nâng cao năng lực giao tiếp của bạn

Lãnh đạo hiệu quả bắt đầu từ giao tiếp tốt. Nếu bạn muốn trở thành một nhà Lãnh đạo có khả năng giao tiếp hiệu quả hơn, hãy điền Form ở dưới để nhận tư vấn giải pháp cho nhu cầu của bạn hoặc khám phá thêm về Hệ thống Giải pháp của Dale Carnegie.