Sống là trải nghiệm sự thay đổi trong thế giới và trong chính chúng ta. Benjamin Franklin nhấn mạnh điều này trong câu nói thường được trích dẫn của ông: "Khi nào bạn ngừng thay đổi, bạn thất bại". Nếu sự khôn ngoan của mọi thời đại cho chúng ta biết rằng sự thay đổi là điều được mong đợi, vậy tại sao mọi người lại kháng cự với sự thay đổi? Trớ trêu thay, những thay đổi khi bị kháng cự có xu hướng gây ra sự gián đoạn. Những điều mới mẻ và chưa biết đến khiến chúng ta sợ hãi vì chúng ta có thể không có đủ kinh nghiệm hoặc trí tuệ để vượt qua những gì chúng ta đang phải đối mặt.

Theo các nhà thần kinh học, vỏ não trước trong não của chúng ta chịu trách nhiệm phát hiện những thay đổi so với hiện trạng. Nó được coi là mạch phát hiện lỗi của chúng ta vì nó sáng lên khi chúng ta nhận thấy điều gì đó mới mẻ hoặc bất ngờ. Khi mạch phát hiện lỗi kích hoạt, nó thường tạo ra những cảm xúc không mong muốn như lo lắng và sợ hãi.

Vì vậy, ngoài việc chống lại sự thay đổi, chúng ta còn chống lại sự lo lắng và sợ hãi liên quan đến sự thay đổi và điều này có thể gây ra những vấn đề lớn trong công việc.

Sự thay đổi trong tổ chức

Một nhân viên kỳ cựu nghỉ hưu, kéo theo nhiều đợt thăng chức nội bộ và tuyển dụng mới. Khách hàng đưa ra phản hồi khiến dự án chuyển sang một hướng hoàn toàn mới. Ban quản lý khởi xướng việc sử dụng một công cụ AI mới trên toàn công ty.

Bất kỳ thay đổi nào tại nơi làm việc đều có thể bị coi là rắc rối nếu nhân viên tỏ ra kháng cự. Khi những thay đổi lớn được khởi xướng trong các tổ chức, người lao động có thể lo sợ mất việc hoặc mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Họ có thể trở nên tức giận nếu sự thay đổi không phải là điều họ muốn hoặc nếu họ cho rằng điều đó là không công bằng với họ. Những thay đổi lớn có thể khơi dậy những cảm xúc mạnh mẽ. Nhưng ngay cả những thay đổi nhỏ ở nơi làm việc - như thay thế máy pha cà phê nhỏ giọt bằng máy pha cà phê espresso sang trọng - cũng có thể gây bất tiện hoặc khó chịu cho mọi người. Tất cả đều phụ thuộc vào cách bạn quản lý sự phản kháng đối với sự thay đổi.

Các loại thay đổi

Thay đổi có thể diễn ra dưới nhiều hình thức tại nơi làm việc, và mỗi loại thay đổi có thể tác động đến nhân viên theo những cách khác nhau. Các công ty có thể gặp phải những loại thay đổi sau đây:

• Thay đổi cơ cấu: Sáp nhập, mua lại hoặc tổ chức lại có thể dẫn đến hoang mang về vai trò công việc và cơ cấu báo cáo.

• Thay đổi công nghệ: Việc triển khai phần mềm hoặc quy trình tự động hóa mới thường đòi hỏi nhân viên phải học các kỹ năng mới hoặc thích nghi với các cách làm việc khác nhau.

• Thay đổi văn hóa: Bất kỳ sự thay đổi nào trong giá trị công ty hoặc phong cách lãnh đạo đều có thể ảnh hưởng đến tinh thần và sự gắn kết của nhân viên.

Mặc dù các loại thay đổi khác nhau mang lại những cảm giác và lo lắng khác nhau, nhưng chúng ta vẫn có thể dẫn dắt mọi người vượt qua sự thay đổi một cách hiệu quả, bắt đầu bằng việc hiểu rõ lý do khiến họ kháng cự lại sự thay đổi nhiều đến vậy.

Nguyên nhân kháng cự với sự thay đổi

Kháng cự đối với sự thay đổi biểu hiện từ hai nguồn động lực: tâm lý cá nhân và động lực tổ chức.

Con người được lập trình để sợ sự thay đổi vì nó mang lại sự không chắc chắn cho tương lai. Khi nhân viên không chắc chắn về ý nghĩa của một sự thay đổi đối với công việc hoặc sức khỏe sức khỏe nói chung, họ có thể coi sự thay đổi là mối đe dọa đến sự an toàn của họ, kích hoạt hormone căng thẳng và tăng sự kháng cự.

Mặt khác, động lực tổ chức cũng đóng một vai trò. Nếu các sự thay đổi đã được thực hiện một cách kém hiệu quả trong quá khứ, nhân viên không có lý do gì để tin rằng những thay đổi mới sẽ được xử lý tốt hơn. Ngoài ra, nếu văn hóa công ty của bạn là văn hóa phản đối cấp trên hoặc thiếu tin tưởng vào lãnh đạo, thì việc kháng cự lại sự thay đổi sẽ là một phần diễn ra tự nhiên của động lực đó. Một khi bạn hiểu được những nguyên nhân cơ bản cản trở sự thay đổi, bạn có thể bắt đầu giải quyết nó một cách hiệu quả.

Vượt qua sự kháng cự với những thay đổi

Dưới đây là những ý tưởng cần được xem xét hoặc giải quyết khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào tại nơi làm việc:

• Tăng cường giao tiếp: Các nhà lãnh đạo phải minh bạch trong việc truyền đạt về lý do tại sao sự thay đổi xảy ra, những lợi ích mà nó sẽ mang lại cho người lao động và công ty, cũng như tương lai sẽ như thế nào khi sự thay đổi được thực hiện. Giải thích về sự cần thiết và ưu điểm của sự thay đổi sẽ làm giảm khả năng chống lại sự thay đổi và khiến mọi người dễ dàng chấp nhận - thậm chí là hạnh phúc.

• Thu hút nhân viên tham gia: Tìm kiếm phản hồi, yêu cầu đóng góp ý kiến và tiếp thu ý tưởng từ tất cả những người muốn bày tỏ ý kiến của họ. Tạo điều kiện thuận lợi để mọi người dễ dàng đưa ra quan điểm của mình bằng cách tạo ra một văn hóa an toàn tâm lý. Ngay cả nguyên tắc số 16 của Dale Carnegie cũng nói: “Hãy để người khác tin rằng chính họ là người đưa ra ý tưởng đầu tiên”. Giúp mọi người chào đón sự thay đổi để họ cảm thấy thoải mái hơn và được truyền cảm hứng.

• Đào tạo và hỗ trợ: Một cách tuyệt vời để vượt qua sự phản kháng với sự thay đổi là giúp nhân viên thích nghi thông qua các chương trình đào tạo và hỗ trợ. Hội thảo, khóa học, chương trình đào tạo tích hợp Gamification - bất kỳ điều gì sẽ phù hợp với nhóm của bạn, hãy bắt đầu và giúp nhân viên học được các kỹ năng và kiến ​​thức mới đồng thời giúp họ xử lý cảm xúc của mình về sự thay đổi.

• Lãnh đạo bằng sự ảnh hưởng: Khi xảy ra những thay đổi tại nơi làm việc, chúng sẽ dễ thực hiện hơn nếu được dẫn dắt bằng sức ảnh hưởng mà không phải bằng quyền lực. Điều này đòi hỏi xây dựng lòng tin và uy tín, sử dụng thuyết phục hợp tác để đạt được sự đồng thuận vì kết quả đôi bên cùng có lợi.

• Làm gương: Ảnh hưởng thường đến từ hành động chứ không phải lời nói của chúng ta. Các nhà lãnh đạo và quản lý phải thể hiện sự chấp nhận của họ với những thay đổi bằng cách nêu gương tích cực cho người khác. Nếu có nhân viên ở bất kỳ cấp độ nào đang chấp nhận những thay đổi, hãy soi sáng họ và có thể sự nhiệt tình của họ sẽ lan tỏa đến những người khác.

• Quản lý thay đổi trực tiếp: Đừng để xung đột sôi sục âm thầm phát triển. Thu nhận phản hồi về những thay đổi, quản lý xung đột nếu nó nảy sinh và thực hiện điều chỉnh các thay đổi khi cần. Đừng phấn khích với mọi thay đổi mới. Biết khi nào nên tránh những thay đổi không cần thiết cũng quan trọng như biết khi nào cần thay đổi.

• Biến "đổi mới" thành văn hóa của bạn: Nếu sự thay đổi được mong đợi và khuyến khích, thì hãy đảm bảo rằng tinh thần này được phản ánh trong giá trị công ty, sứ mệnh tổ chức và văn hóa giao tiếp giữa các cá nhân mà bạn đang xây dựng. Thúc đẩy một môi trường thuận lợi cho sự thay đổi bắt đầu bằng việc khuyến khích chấp nhận rủi ro và sáng tạo, đồng thời cung cấp một không gian an toàn nơi nhân viên có thể học hỏi từ những sai lầm.

Quản lý đúng đắn sự thay đổi ở nơi làm việc và những cảm xúc kèm theo mà sự thay đổi mang lại là rất quan trọng để vượt qua sự phản kháng. Điều này thực sự đòi hỏi phải quản lý từng tình huống và hành động một cách cẩn thận. Sự thay đổi phải được định hướng, và không được để cho nó “cuốn trôi” chúng ta.