Xây dựng Đội nhóm Hiệu Suất Cao mà không bị kiệt sức

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, các nhà lãnh đạo và đội ngũ của mình thường xuyên phải đối mặt với áp lực từ những vấn đề lớn và các tình huống khẩn cấp bất ngờ. Để thành công trong bối cảnh này, yếu tố then chốt là xây dựng một đội ngũ tài năng, hiệu suất cao và tận tâm, luôn sẵn sàng tạo ra giá trị cho công ty và khách hàng. Tuy nhiên, để duy trì hiệu suất cao một cách bền vững, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần làm gì nhằm đảm bảo cho đội ngũ của mình không dần bị kiệt sức theo thời gian?

Hiểu về sự kiệt sức trong công việc

Sự kiệt sức cá nhân

Kiệt sức (Burnout) là một sự kết hợp giữa trạng thái suy kiệt cảm xúc, thu mình khỏi xã hội, mất kết nối cá nhân và cảm giác thiếu thành tựu cá nhân (Maslach, Jackson & Leiter, 1997). Mặc dù không được coi là một rối loạn hoặc bệnh lý, nhưng kiệt sức thực chất là kết quả của căng thẳng kéo dài.

Khi những tác nhân gây căng thẳng - như các thời hạn công việc, xung đột, và lo lắng về công việc - tiếp tục kéo dài, tình trạng kiệt sức sẽ tích lũy theo thời gian. Đặc biệt là khi nhân viên cảm thấy họ không thể giảm nhịp độ làm việc, không có thời gian nghỉ ngơi hoặc không thể tạm nghỉ để hồi phục.

Một cuộc khảo sát của Boston Consulting Group (BCG) năm 2024 với 11.000 nhân viên tại 8 quốc gia cho thấy 48% người lao động đang phải vật lộn với tình trạng kiệt sức. Rõ ràng, kiệt sức là một vấn đề cần được quan tâm một cách đặc biệt nghiêm túc.

Sự kiệt sức nhóm

Gần đây, khái niệm kiệt sức nhóm (Team Burnout) đã xuất hiện (Urien và cộng sự, 2021) nhằm lý giải tại sao lại có xu hướng kiệt sức tập thể.

Các thành viên trong nhóm luôn quan sát và đánh giá môi trường làm việc, các tác nhân gây căng thẳng và nhiệm vụ công việc cả ở cấp độ cá nhân và tập thể. Thông qua một quá trình gọi là tổng hòa cảm xúc tập thể, nhóm có thể dần dần hình thành cảm giác đồng nhất rằng họ đang kiệt sức và căng thẳng quá mức. Kết quả là các thành viên có xu hướng rút lui khỏi làm việc nhóm, mất gắn kết với nhóm và trở nên cá nhân hóa hơn trong công việc.

Kiệt sức cá nhân và kiệt sức nhóm có sự tác động lẫn nhau. Những cá nhân bị kiệt sức có thể sẽ dần làm hao mòn năng lượng chung trong nhóm. Và ngược lại, sự kiệt quệ năng lượng chung trong nhóm có thể làm một thành viên tích cực dần trở nên "kiệt sức". Do đó, chúng ta cần đặc biệt quan tâm tới sức khỏe tinh thần nhân viên ở cả cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm.

Dù là kiệt sức cá nhân hay kiệt sức nhóm, khi nói đến việc giải quyết tình trạng kiệt sức, trọng tâm thường được các tổ chức đặt vào bản thân nhân viên. Làm thế nào để chúng ta "sửa chữa" họ? Họ có thể làm gì tốt hơn? Thực tế là kiệt sức không chỉ liên quan đến cá nhân, nó có thể là dấu hiệu cho thấy cần phải có những thay đổi mang tính hệ thống trong tổ chức. Nếu lãnh đạo, môi trường hoặc văn hóa làm việc có vấn đề, thì sẽ rất khó để các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái trong khi vẫn làm tốt công việc của mình!

Tái định hình tư duy lãnh đạo để đội nhóm đạt hiệu suất cao một cách bền vững hơn

Một nghiên cứu của Deloitte năm 2023 trên 2.800 tổ chức cho thấy các công ty ưu tiên sức khỏe nhân viên có khả năng vượt qua mục tiêu tài chính cao gấp 2,2 lần và khả năng giữ chân nhân tài cao gấp 3,2 lần. Tuy nhiên, để đạt được điều này, cần phải có một sự thay đổi căn bản trong cách tư duy lãnh đạo.

1. Tích hợp thay vì cân bằng

Nghiên cứu từ McKinsey (2023) chỉ ra rằng những nhà lãnh đạo tích hợp yếu tố sức khỏe tinh thần vào quá trình thiết kế công việc trong tổ chức, thay vì coi đó như một sáng kiến riêng lẻ, đạt được mức độ gắn kết của đội ngũ cao hơn 41%. Điều này có nghĩa là cần thiết kế công việc sao cho tự thân nó đã hỗ trợ sự bền vững của con người, thay vì cố gắng "cân bằng" giữa sức khỏe tinh thần và hiệu suất.

2. Giải pháp mang tính hệ thống thay vì chỉ tập trung vào khả năng phục hồi cá nhân

Nghiên cứu trên Journal of Organizational Behaviour (2023) cho thấy các thay đổi ở cấp độ hệ thống tổ chức có hiệu quả giảm kiệt sức gấp 3,5 lần so với các biện pháp tác động cá nhân. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cần thay đổi tư duy, từ câu hỏi "Làm thế nào để nhân viên của tôi đối phó tốt hơn với sự kiệt sức?" sang câu hỏi "Làm thế nào để tôi thay đổi hệ thống gây ra tình trạng kiệt sức?".

3. Tinh thần làm chủ thay vì ứng phó bị động

Theo MIT Sloan Management Review (2023), các nhà lãnh đạo chủ động tạo ra môi trường làm việc hỗ trợ sức khỏe tinh thần sẽ giảm 60% thời gian xử lý khủng hoảng và xung đột trong nhóm so với những người chỉ phản ứng khi có vấn đề xảy ra. Điều này có nghĩa là dự đoán và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức từ sớm thay vì chỉ giải quyết hậu quả khi nhân viên đã trở nên kiệt sức.

4. Thành công tập thể thay vì thành tích cá nhân

Nghiên cứu từ Journal of Applied Psychology (2023) chỉ ra rằng những đội ngũ có nhà lãnh đạo ưu tiên thành công của nhóm/tập thể thay vì chỉ đề cao thành tích cá nhân có mức độ đổi mới cao hơn 34% và khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn 29%. Điều này có nghĩa là khi lãnh đạo quan tâm đến lợi ích chung của cả đội, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và giải quyết vấn đề tốt hơn.

Văn hóa của Đội nhóm Hiệu quả Cao: thúc đẩy hiệu suất mà không làm kiệt sức đội ngũ của bạn

Yếu tố cốt lõi để tránh tình trạng dần kiệt sức trong các đội nhóm hiệu suất cao chính là tạo ra một Văn hóa Đội nhóm làm việc Hiệu quả Cao. Nét đặc trưng của văn hóa này nằm ở việc đạt được mục tiêu thông qua sự đồng lòng về mục đích chung và sự nhất quán với các giá trị cốt lõi của công ty. Nhờ đó, nhân viên không chỉ làm việc hiệu quả mà còn hài lòng trong công việc và luôn duy trì động lực trong hành trình của mình.

Văn hóa này không chỉ đơn thuần được hình thành nhờ sự dẫn dắt truyền cảm hứng của lãnh đạo hay động lực tự thân của các thành viên, mà còn được thúc đẩy bởi một môi trường tin tưởng, trao quyền và quan tâm lẫn nhau, từ đó giúp mọi người nhận diện, kết hợp sức mạnh và năng lực của các cá nhân khác nhau để tạo ra những kết quả mà một cá nhân khó có thể đạt được một mình.

Với kết quả từ 2.650 người tham gia khảo sát trên toàn cầu cũng như những hiểu biết liên quan từ các chuyên gia trong lĩnh vực này, Dale Carnegie đã xác định 7 yếu tố thiết yếu mà các tổ chức phải giải quyết để nuôi dưỡng Văn hóa của Đội nhóm Hiệu quả cao:

• Mục đích, tầm nhìn rõ ràng: Khi không xác định được cụ thể các mục đích và mục tiêu, thành viên trong nhóm sẽ thiếu một lộ trình rõ ràng để biết nên phát huy tài năng của mình như thế nào và thiếu định hướng để cùng nhau hướng tới một kết quả chung. Mục đích và tầm nhìn của một tổ chức có thể cung cấp tiêu chuẩn tổng thể cho việc cân nhắc các lựa chọn, thực hiện sự đánh đổi, ưu tiên, ra quyết định cục bộ và nâng cao tiến độ.

• Đồng thuận nhận thức: Nếu không có nhận thức chung trong toàn tổ chức, lãnh đạo và nhân viên sẽ bắt đầu từ những quan điểm rất khác nhau, có những ưu tiên khác hoặc đối lập nhau, và cuối cùng mất đi sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Để đạt được sự thành công trong làm việc nhóm, việc thu hẹp khoảng cách nhận thức là rất quan trọng.

• Thấu hiểu động lực làm đội nhóm hài lòng: Theo nghiên cứu của Dale Carnegie, các nhân viên cho biết khả năng hợp tác, nhóm gắn kết và sự tin tưởng là động lực hàng đầu dẫn đến sự hài lòng chung của nhóm. Điều quan trọng là người lãnh đạo phải tạo được sự tự tin và tin tưởng trong nhân viên của mình nếu họ muốn xây dựng đội ngũ hài lòng. Điều này yêu cầu văn hóa liên tục trao quyền cho các đội nhóm cơ hội mở rộng kiến thức và kỹ năng, công nghệ và quy trình làm việc, cho phép hợp tác liên tục và mở rộng, cùng với văn hóa tôn vinh tinh thần đồng đội.

• Giao tiếp tường tận: Chỉ giao tiếp thôi là chưa đủ, vì việc này chỉ thực sự hiệu quả và hữu ích khi thông điệp được hiểu đúng như dự định. Đạt được sự đồng thuận thông qua giao tiếp hiệu quả có thể giúp nhóm xác định mục tiêu và tầm nhìn phù hợp, đồng thời tạo thêm động lực nếu có khối lượng công việc nặng hoặc mức độ căng thẳng cao, đồng thời góp phần tạo nên sức bền và sức bật cho đội nhóm.

• Thích nghi làm chủ: 74% các nhóm vượt mục tiêu cho biết có khả năng tiếp cận tài liệu đào tạo và phát triển tốt hơn so với 49% nhóm đạt hoặc không đạt mục tiêu. Xây dựng văn hóa học tập trọn đời và trao quyền giúp các nhóm nâng cao sự tự tin, sự tin tưởng, và cảm giác được đánh giá cao, tất cả đều mang lại cảm giác an toàn tâm lý cho nhân viên, từ đó giúp họ hoàn thành vai trò của mình hiệu quả một cách bền vững hơn.

• Hợp tác liên chức năng: Các đội nhóm có thể xây dựng mô hình hợp tác linh hoạt sẽ dễ dàng chuyển đổi sang các phương thức làm việc mới trong tương lai; và hỗ trợ liên chức năng sẽ giúp các đội nhóm dễ dàng đạt được mục tiêu trở thành những đội nhóm có hiệu quả cao.

• Tận dụng sức mạnh công nghệ: Chiến lược công nghệ liên kết chặt chẽ với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị bản sắc riêng của tổ chức giúp đảm bảo tổ chức có chiến thuật và hoạt động được thiết kế để tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp và hỗ trợ các mục tiêu tổng thể của tổ chức, phù hợp với văn hóa mong muốn.

Với hơn 1 thế kỷ đồng hành cùng các lãnh đạo và tổ chức trên toàn thế giới, chúng tôi hiểu rằng xây dựng và nuôi dưỡng Văn hóa của Đội nhóm Hiệu quả cao là cả một quá trình không hề đơn giản và cần lộ trình để "biến đổi" tổ chức. Đặc biệt là sự "biến đổi" trong tư duy/cảm xúc và hành vi của ban Lãnh đạo Cấp cao, để từ đó tạo nên sự "biến đổi" thực chất cho tổ chức.

Cùng Dale Carnegie Việt Nam bắt đầu Hành trình Biến đổi Đột phá TẠI ĐÂY!